Kerstpakketten, personeelsfeest en eindejaarsbonussen: wat valt onder de werkkostenregeling en wat niet?

December nadert en dat betekent dat ondernemers hun team willen bedanken voor de inzet van het afgelopen jaar. Een goedgevuld kerstpakket, een gezellige eindejaarsborrel en voor sommigen een mooie bonus op de bankrekening. Het zijn mooie attenties die bijdragen aan goed werkgeverschap. Maar wie niet oplet met de fiscale spelregels, krijgt begin volgend jaar een flinke tegenvaller van de Belastingdienst in de vorm van een eindheffing van maar liefst 80 procent.

Binnen de werkkostenregeling (WKR) mag je een percentage van je totale fiscale loonsom onbelast besteden aan je personeel. Maar wat telt nu precies mee voor die vrije ruimte en wat mag erbuiten blijven? Bij AccountAdvies zetten we de feiten nuchter op een rij, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

December nadert en dat betekent dat ondernemers hun team willen bedanken voor de inzet van het afgelopen jaar. Een goedgevuld kerstpakket, een gezellige eindejaarsborrel en voor sommigen een mooie bonus op de bankrekening. Het zijn mooie attenties die bijdragen aan goed werkgeverschap. Maar wie niet oplet met de fiscale spelregels, krijgt begin volgend jaar een flinke tegenvaller van de Belastingdienst in de vorm van een eindheffing van maar liefst 80 procent.
Binnen de werkkostenregeling (WKR) mag je een percentage van je totale fiscale loonsom onbelast besteden aan je personeel. Maar wat telt nu precies mee voor die vrije ruimte en wat mag erbuiten blijven? Bij AccountAdvies zetten we de feiten nuchter op een rij, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Het kerstpakket: altijd ten laste van de vrije ruimte

Laten we beginnen bij de traditie: het fysieke kerstpakket of de cadeaubon. Fiscaal gezien is dit loon in natura. Je mag een kerstpakket onbelast aan je werknemers geven, mits je de totale factuurwaarde inclusief btw aanwijst als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de WKR.

Zolang je totale vergoedingen en verstrekkingen binnen die vrije ruimte blijven, betaal je hierover geen loonbelasting. Let wel even op de omzetbelasting: wil je de btw op de kerstpakketten aftrekken als voorbelasting, dan geldt de zogeheten BUA-drempel van 227 euro exclusief btw per medewerker per jaar voor alle personeelsvoorzieningen bij elkaar. Kom je boven dat bedrag uit, dan is de btw niet aftrekbaar.

Het personeelsfeest: de locatie maakt het verschil

Bij het vieren van het eindejaar met het team geldt een opvallende fiscale spelregel: de locatie bepaalt de belastingdruk.

Vier je het feest op de eigen werkplek, zoals in de kantine, de bedrijfshal of op het eigen terrein? Dan geldt voor het feest en de drankjes een nihilwaardering. De kosten van de versiering, de drank en zelfs het inhuren van muziek gaan dan niet van je vrije ruimte af. Voor een gezamenlijke maaltijd of een buffet op de werkplek rekent de Belastingdienst met een vast normbedrag per maaltijd. Alleen dat kleine forfaitaire bedrag wijs je aan in de vrije ruimte.

Huur je daarentegen een extern restaurant, een café of een feestlocatie af? Dan vervalt deze nihilwaardering volledig. De complete factuur van de horecalocatie telt dan mee als loon en moet integraal in de vrije ruimte worden ondergebracht. Voor een MKB-bedrijf kan één gezellige avond buiten de deur de complete vrije ruimte van het hele jaar in één klap opsnoepen.

De eindejaarsbonus: regulier uitkeren of via de WKR?

Een bonus in geld is in principe regulier loon. Keer je een eindejaarsbonus uit via de normale salarisstrook, dan betaalt de werknemer daar het gewone tarief aan loonheffing over en houdt hij er netto een stuk minder aan over.

Heb je aan het einde van het jaar nog vrije ruimte over in de WKR? Dan kun je ervoor kiezen om een bonus, of een deel daarvan, aan te wijzen als eindheffingsloon. Het grote voordeel hiervan is dat de werknemer het bedrag netto ontvangt zonder inhouding van belasting, terwijl jij als werkgever binnen de vrije ruimte blijft en dus geen extra heffing betaalt.

Hier geldt wel een belangrijke voorwaarde: de gebruikelijkheidstoets. De vergoeding mag niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. De Belastingdienst hanteert hierbij een doelmatigheidsgrens van 2.400 euro per werknemer per jaar. Zolang je onder dat bedrag blijft, gaat de fiscus er in principe mee akkoord dat de vergoeding gebruikelijk is.

Voorkom verrassingen bij de jaarafsluiting

De maand december is traditioneel het moment waarop alle personeelsuitgaven samenkomen. Het overschrijden van de vrije ruimte kost je als werkgever 80 procent belasting over het surplus. Dat is zonde van het geld, zeker wanneer een tijdige berekening of een slimmere keuze voor een feestlocatie dat had kunnen voorkomen.

Wil je vooraf exact weten hoeveel fiscale ruimte jouw bedrijf dit jaar nog over heeft voor het personeel? Neem gerust even contact op met ons kantoor in Hengelo. Wij rekenen het graag nuchter voor je na.