Het is een mooi moment voor elke ondernemer: de zaken lopen zo goed dat je de stap naar eerste personeel zet of je huidige team verder uitbreidt. Het is een teken van groei en ambitie. Maar wie bij de eerste berekening alleen naar het brutoloon kijkt, komt later vaak bedrogen uit. Bij AccountAdvies zien we dagelijks dat de werkelijke kosten van een medewerker uit veel meer bestaan dan alleen die maandelijkse loonstrook.
In de praktijk houden we vaak rekening met een factor tussen de 1,3 en 1,5. Dat betekent simpelweg dat iemand die 3.500 euro bruto verdient, jou als werkgever onderaan de streep al snel zo’n 4.600 tot 5.000 euro per maand kost.
Waar dat verschil van 1.100 tot 1.500 euro precies in zit? Het begint bij de wettelijke vakantietoeslag van 8%, maar het grootste deel gaat naar de sociale lasten. Denk aan de premies voor werknemersverzekeringen zoals de WW en arbeidsongeschiktheid en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. In 2026 zijn deze indirecte werkgeverslasten een flinke post op de begroting en het is essentieel om hier vooraf een nuchtere berekening van te maken.
Een medewerker is nooit 52 weken per jaar volledig inzetbaar. Naast de vakantiedagen en de nationale feestdagen moet je als ondernemer ook rekening houden met het risico op ziekteverzuim. Voor een MKB-bedrijf kan een zieke werknemer een flinke impact hebben op de workflow en de portemonnee.
Naast het loon dat je doorbetaalt, krijg je te maken met de kosten voor een verzuimverzekering en de verplichte aansluiting bij een arbodienst. Dit zijn geen overbodige extra’s maar noodzakelijke voorzieningen om de continuïteit van je bedrijf te waarborgen. Tel daarbij de indirecte kosten op, zoals een ingerichte werkplek, softwarelicenties en eventuele reiskostenvergoedingen, en je ziet waarom de factor 1,3 eerder een ondergrens dan een bovengrens is.
Gelukkig zijn er ook manieren om de kosten beheersbaar te houden zonder dat dit ten koste gaat van de tevredenheid op de werkvloer. Door slim gebruik te maken van de Werkkostenregeling (WKR) kun je medewerkers onbelaste extra’s bieden, wat vaak voordeliger is dan een reguliere loonsverhoging. Ook zijn er soms loonkostenvoordelen (LKV) te behalen wanneer je mensen uit specifieke doelgroepen een plek geeft binnen je organisatie.
Wij geloven bij AccountAdvies in een praktische aanpak. Door je loonadministratie te digitaliseren via een portaal als Loket.nl, houden we de lijnen kort en de foutmarge laag. Geen ingewikkeld gedoe met stapels papier maar direct inzicht in je cijfers via je eigen portaal. Zo weet je altijd precies waar je aan toe bent en kom je niet voor verrassingen te staan bij de jaarrekening.
Een nieuwe kracht in je bedrijf is een investering in de toekomst en geen simpele kostenpost. Het is ons werk om te zorgen dat de cijfers achter die investering kloppen. Of het nu gaat om een eerste proefberekening, het opstellen van een degelijk arbeidscontract of advies over pensioenbijdragen: wij kijken mee met de blik van een partner en niet alleen die van de accountant.
Ben je benieuwd wat een nieuwe medewerker in jouw specifieke situatie gaat kosten? Loop gerust eens bij ons binnen in Hengelo voor een eerlijk en helder advies.